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Mein Weg von Excel zu professioneller Planung

Vom "Excel-Crack" Controller zum Consultant für Integrierte Finanzplanung

Als Controller hat man vermutlich Excel-Dateiname ähnlich diesem schon öfters gesehen: "Kopie von Kopie von Vertriebsplanung_Final_V2.xlsx." Daher wissen Sie möglicherweise bereits jetzt, womit sich Controller während der Budgetierungsphase auseinandersetzen müssen. Durch meine Tätigkeit im Controlling habe ich mir ein breites Wissen über die Stärken von Excel angeeignet, jedoch konnte ich dadurch auch eine Vielzahl an Schwächen entdecken, insbesondere wenn Excel als Werkzeug für die Finanzplanung genutzt wird: Eine der größten Herausforderungen bezogen auf eine Excel-basierte Budgetplanung ist sicherlich das Verdichten und Aggregieren der verschiedenen Teilpläne, um eine aktuelle Version des Budgets zu erhalten. Neben der Budgeterstellung gibt es jedoch weitere Probleme im Bereich Reporting mit Excel. Ich habe eine Vielzahl an Stunden damit zugebracht, verschiedenste Berichte mit aussagekräftigen Dashboards für das Management vorzubereiten, um im Anschluss eine Frage gestellt zu bekommen, auf die ich nicht vorbereitet war. In diesem Fall ist das Excel-Modell aufgrund seiner flachen Struktur und fehlenden Datenbankanbindung einfach an der Grenze einer zufriedenstellenden Berichtsfähigkeit angelangt. Nach den ersten Schritten mit professioneller CPM-Software gab es für mich keinen Weg zurück zu Excel. Ich habe mich dem Team von smartPM.solutions angeschlossen, weil ich von ihrer Herangehensweise überzeugt bin. Rasch entdeckte ich die Vorteile der „state-of-the-art“ Corporate Performance Management (CPM) Lösung, insbesondere für Planung, Forecasting und Reporting.

Wir arbeiten mit multidimensionalen Datenwürfeln, welche alle relevanten Informationen von unterschiedlichen Quellen (z.B. ERP- oder CRM-Systemen) bereitstellen. Nach einer zweitägigen Power-User Schulung erstellen wir gemeinsam mit unseren Kunden die geschäftsspezifischen Logiken im Datenbankmodell. Zusätzlich unterstützen wir unsere Kunden bei betriebswirtschaftlichen Fragestellungen, die wir aufgrund unserer Erfahrung in anderen Projekten oder aus der Praxis kommend schon oft gesehen haben. Nachdem wir das Modell erfolgreich implementiert haben, werden die GuV, Bilanz und Cash-Flow Berechnungen nach Befüllen der Teilpläne automatisch erstellt (Modul der Integrierten Finanzplanung). Der Controller muss sich somit nicht mehr mit einer Vielzahl unterschiedlicher Excel-Tabellen herumschlagen - zusätzlich steigt das Vertrauen der Planungsverantwortlichen aufgrund einer einheitlichen Datenquelle sowie konsistenter Planungsprozesse. Eine CPM Lösung ermöglicht darüber hinaus die Erstellung verschiedener Berichte und Dashboards, welche automatisch aktualisiert werden. Dadurch hat der Controller mehr Zeit für das Wesentliche – die Analyse der Daten. Das multidimensionale Design ermöglicht dabei tiefergehende Analysen sowie „drill-throughs“ entlang der Dimensionen (bspw. Region, Land, Kunde). Durch eine intelligente Verknüpfung der Daten lassen sich somit Wirkungszusammenhänge erkennen und gegebenenfalls Maßnahmen ableiten. Pascal Speicher, Konzerncontroller von Villeroy & Boch und einer unserer Kunden, teilt diese Erfahrung und spricht von einer technologiebedingten Reduktion der Planungszeit von 50-60%. 

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Ein zusätzlicher Nutzen des CPM Systems ist die Möglichkeit, Daten für verschiedene Zielgruppen in spezifischen Dashboards zu analysieren und zu überwachen. Durch das multidimensionale Design ist nicht nur eine umfassende Information vorhanden, sondern es wird auch das Herunterbrechen ("drill down und drill through") auf beliebige Dimensionen bzw. Detailtiefe möglich (z.B: Vertriebskanal pro Region, pro Land, pro Kunde) möglich.

Aus meiner Sicht ist aber der größte Vorteil eines Profi-Tools die szenarienbasierte Planung. Durch die steigende Volatilität in den letzten Jahren ist die erfolgreiche Unternehmenssteuerung zu einer noch größeren Herausforderung geworden. Aus gegebenem Anlass ist es daher enorm wichtig, sich auf bestimmte Szenarien vorzubereiten und „Was-wäre-wenn“-Analysen durchzuführen. Die derzeitige Krise zeigt uns eindeutig die Notwendigkeit eines voll integrierten CPM Planungs-Tools, mit dem man Unternehmensziele schnell anpassen und Maßnahmen inklusive deren Auswirkungen auf die GuV, Bilanz und Cash-Flow Rechnung simulieren und überwachen kann.

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