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Wie Sie Ihr Projektcontrolling und Ihre Projektportfolios in 6 1/2 einfachen Schritten optimieren

Als Verantwortlicher für das Projektcontrolling zählen sicherlich die folgenden Tätigkeiten zu ihrem Arbeitsalltag:

  • Projekte genehmigen/ablehnen
  • Projektressourcen inklusive Personal optimal verteilen und Ressourcenkonflikte beheben
  • Budgets zuweisen
  • Projekte und Portfolios überwachen und dem Management berichten.

Dabei muss garantiert werden, dass alle Projekte in höchster Qualität, mit minimalen Kosten und geringstmöglichem Zeitaufwand durchgeführt werden. Keine leichte Aufgabe bei begrenzten Kapazitäten.

Hilfreich für den Projektcontroller ist ein umfassender Überblick über alle Projekte und Projektportfolios, um u.a. korrigierend bei Abweichungen eingreifen zu können. Hier wird in der Praxis häufig mit Excel Dateien gearbeitet, die in zahlreichen Versionen vorliegen. Wie die relevanten Projektdaten dann aus den verschiedenen Abteilungen zusammengetragen werden zeigt z.B. Abbildung 1, welche die Organisation des Projektcontrollings in einem großen internationalen Unternehmen darstellt:

Abbildung 1: Projekt- und Portfoliomanagement – eine Skizze aus der Unternehmenspraxis

Dieses Unternehmen ist nicht das einzige mit so einem komplexen Aufbau des Projektgeschäfts. Viele unserer Kunden zeigen uns anfänglich ähnliche Strukturen und klagen über Ineffizienzen und geringes Vertrauen in ihre Projektdaten. Das haben wir zum Anlass genommen, Ihnen ein neues Vorgehen in 6 ½ praxiserprobten Schritten erfolgreiches Projekt- und Portfoliomanagementvorzustellen. Eine Übersicht darüber liefert Abbildung 2.

 

 

Wir beginnen gleich mit dem ½ Schritt, da dieser nicht ausschließlich dem Projektcontrolling zurechenbar ist, aber das Fundament für erfolgreiches Projektmanagement darstellt: die integrierte Datenlösung. Um hundertprozentiges Datenvertrauen und den schnellen Zugriff aller Beteiligten zu garantierten, müssen alle relevanten Daten aus den verschiedensten Unternehmensquellen (Personal-planung, Beschaffung, Auftragseingang, etc.) zusammenführt werden. Darauf aufbauend können fundierte Entscheidungen getroffen werden. Empfehlenswert ist eine modular aufgebaute, flexible CPM-Softwarelösung, die auch Projektcontrolling und Portfoliooptimierung erlaubt. SmartPM.solutions hat bereits viel Erfahrung in diesem Bereich gesammelt. Unsere Projektcontrolling-Lösung hat sich bei zahlreichen Kunden bewährt und zu erheblichen Kosten- und Zeiteinsparungen geführt.

 

Abbildung 2: Schritte zur Projekt- und Portfolio-Optimierung, mögliche Einbettung in die Integrierte Unternehmensplanung, smartPM.solutions

Nun zu den Schritten 1 bis 6 in aller Kürze:

Wenn Sie nicht nur einen Überblick über die Schritte erhalten möchten, sondern näher am Thema und den Möglichkeiten von Projektcontrolling interessiert sind, klicken sie weiter zu unserem Whitepaper mit zahlreichen Beispielen und Analysegrafiken:

Schritt 1: Definition der Rahmenbedingungen und Richtlinien für das Projektcontrolling

Erfolgreiches Projektcontrolling beginnt schon mit genauen Kriterien für die Projekteinreichung und -genehmigung an sich, betrifft aber genauso die Projektbeteiligten und deren Rollen. Nicht zu vergessen: Das Festlegen aller relevanter Schlüsselinformationen zum Projekt wie etwa Budget, strategische Relevanz, Ressourcen und Zeitplan. Wie es für alle Beteiligten am besten funktioniert: Jeder arbeitet im Rahmen standardisierter, klar definierter Vorgaben (wie beispielsweise PMI, PMBOK, Prince2) innerhalb einer Projektcontrolling Software Lösung. Weniger Verwaltungsaufwand, Fairness bei Projektbeurteilungen und Vergleichbarkeit sind dadurch gesichert.

Schritt 2: Projekte priorisieren und in Portfolios eingliedern, die besonders relevant für die Unternehmensstrategie sind

Vor allem projektgetriebene Unternehmen stehen vor der Herausforderung, eine Vielzahl an Projekten gleichzeitig steuern zu müssen. Das bedeutet nicht nur einen erhöhten Planungsaufwand, sondern auch, dass Ressourcen entsprechend der strategischen Relevanz einzelner Projekte verteilt werden müssen. Objektive Entscheidungen werden durch festgelegte und gewichtete Kriterien, z.B. strategische Relevanz, Projektkosten, Risiko, Opportunitätskosten oder Deckungsbeiträge gesichert (Abb. 3).

Abbildung 3: Portfolio-Balancing, Budgetrahmen, strategische Relevanz, Risiko und Portfoliozugehörigkeit

Schritt 3: Dafür sorgen, dass wichtigen Projekten auch die passenden Mitarbeiter zugewiesen werden, Intiativen setzen

Der Kampf um Ressourcen, z.B. um Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten, ist häufig groß und für den Projekterfolg wesentlich. Dabei gilt es, Engpässe frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Durch das automatisierte Erkennen von Engpässen und die automatische Einleitung von Abstimmungsprozessen kann vom Management schnell reagiert werden.

Schritt 4: Die volle Kontrolle durch Projekt- und Portfoliocontrolling - Laufende Evaluierung des Projektfortschritts

Abbildung 4: Projektcontrolling: laufende Analysen und Überwachung

Eine Kontrolle des Projekterfolges lediglich zu wenigen, vorab festgelegten Zeitpunkten (z.B: kurz vor Projektende) wird typischerweise nicht ausreichend sein. Während des gesamten Lebenszyklus von Projekten können unvorhergesehene Probleme auftreten, die sich auch auf andere Projekte oder das gesamte Portfolio auswirken. Mittels Projektcontrolling oder auch Projekt Performance Management werden laufend Projektstatus, Projekt-Pipeline, Projektkosten, die benötigten Ressourcen und auch Risiken überwacht (Abb. 4). Um verlässliche Entscheidungen treffen zu können, haben sich eine Vielzahl an Methoden wie Tracking, Drill-Downs, Ad-hoc-Analysen, Was-wäre-wenn Szenario-Simulationen ebenso wie Meilenstein-Trend und Earned Value Analysen bewährt. >> Mehr zu diesen Funktionen und weiteren essentiellen Analysen für Projektcontroller finden Sie in unserem Whitepaper..

Abbildung 5: All-in-one Überblick über alle relevanten Projekt- und Portfolio-Informationen (z.B. Meilensteine, Zeit-, Kosten, Ressourcen, Abweichungen etc.

Schritt 5: Regelmäßige Kommunikation und Projektreporting

Da Projekte für gewöhnlich abteilungsübergreifend sind, ist ein nahtloser Informationsfluss sowohl zwischen den Projektbeteiligten als auch zum Projektmanager essenziell für den Projekterfolg. Sind persönliche Meetings, als normalerweise beste Kommunikationsform nicht möglich, eignen sich hierfür Kommunikationstools wie etwa Microsoft Teams, Planner oder Project besonders gut. Diese sind in die Projektcontrolling-Software eingebettet. So können beispielsweise Aufgaben eindeutig zugeteilt und die Verantwortlichen informiert werden.

Schritt 6: Aus Projekten lernen und die Effizienz durch Projekt-Vorlagen steigern

Projektorientierte Unternehmen schätzen „Lessons-Learned“-Tools. Bewährte Projektvorlagen und übersichtlich kategorisierte Erfahrungen erlauben einen internen Know-How Transfer und vermeiden bereits gemachte Fehler zu wiederholen.

Zum Abschluss fassen wir die 6 ½ Schritte für Projektcontroller und -manager zusammen:

  • Kritische Entscheidungen bedürfen einer verlässlichen Datenbasis. Die Verwendung einer flexiblen Projektcontrolling-Lösung, die in eine integrierte Unternehmensplanung eingliederbar ist, bringt hier wesentliche Zeit- und Kosteneinsparungen..
  • Projekte und Portfolios müssen kontinuierlich überwacht und evaluiert werden, um kurzfristige Veränderungen in den Griff zu bekommen und eine Optimierung zu ermöglichen.
  • Standardisierte Kriterien für Projektvergaben, Verantwortliche, Entscheidungen zur strategischen Relevanz etc. stellen Vergleichbarkeit und Objektivität her.
  • Etablierte Analysen wie Meilenstein-Trend-Analysen, Szenario-Simulationen und Earned Value Analysen erlauben es, die Auswirkungen einzelner Projekte auf Portfolios oder den Gesamt-Unternehmenserfolg darzustellen. All-in-one Grafiken bringen den Durchblick.
  • Eine integrierte Kommunikationsplattform zwischen Projektbeteiligten, Lehren aus Projekten sowie die Verwendung von Vorlagen in einem System führen zu höchster Effizienz im Projektcontrolling.

Interessiert an unseren weiteren Tipps für das Projekt-Management oder einer genaueren Auseinandersetzung mit den behandelten Themen? Werfen Sie einen Blick auf unsere Online Trainings >> und

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