Einkaufscontrolling

Einkaufscontrolling leicht gemacht - Teil 2

In unserem letzten Blogpost zum Thema Einkaufscontrolling haben wir Ihnen die folgenden Schritte 1-4 von insgesamt 7 gezeigt:

    1. Präzise und zuverlässige Ausgabenprognosen
    2. Multidimensionale Ausgabenanalyse (direkte & indirekte Ausgaben überwachen, Einzelausgaben etc.)
    3. Lieferanten-, Lieferantenlebenszyklus- und Risikomanagement (Evaluierung, (Neu)Verhandlung, Überwachung etc.) Vertragsmanagement (Verhandlung, Überwachung etc.)
    4. Sparmanagement (genaue Prognosen, Überwachung, Initiativen etc.)

 

In diesem Artikel ergänzen wir die fehlenden 3 Themenbereiche (Schritte 5-7) zur Optimierung Ihres Einkaufscontrollings anhand unseres geführten Workflows:

  1. Die Bedeutung der Integration von Beschaffung, S&OP & dem zentralen Controlling sowie die Zusammenarbeit mit allen anderen relevanten Abteilungen
  2. Wie man Preisentwicklungen verfolgt und effizient mit Szenarien arbeitet
  3. Sicherstellen, dass Waren und Dienstleistungen ordnungsgemäß beschafft werden, damit die strategischen Ziele des Unternehmens erfüllt werden – voll integrierte Unternehmensplanung
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5. Warum ist es unbedingt nötig, Beschaffung und S&OP zu integrieren?

Die Absatzplanung gibt Auskunft über die erwartete Nachfrage von verschiedenen Produkten. Prognosen, die regelmäßig aus Top-Down-Umsatzzielen stammen, müssen in Volumina oder Einheiten “übersetzt” werden. Daraus werden über die Stücklisten die zu beschaffenden Rohstoffe abgeleitet (siehe Abbildung 2). Die Frage nach Ort und Zeit des Bedarfs sowie die entsprechende Lieferkettenoptimierung ist essenziell für den Unternehmenserfolg.

Um direkte Ausgaben zu prognostizieren, muss jeder Einkaufsanalyst eng mit den S&OP-Abteilungen zusammenarbeiten. smartPM.solutions bietet Expertenwissen und viel Projekterfahrung sowohl in der Beschaffungsplanung als auch mit Lieferketten. In Form einer integrierten Finanzplanung sind die Beschaffung und S&OP nahtlos verbunden (siehe Abbildung 1).

Abbildung 1: Angebots- & Nachfrageausgleich (S&OP Controlling)
Abbildung 1: Angebots- & Nachfrageausgleich (S&OP Controlling)
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Abbildung 2: Stücklistenbezogene Nachfrageprognose und Preisanzeige
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6. Behalten Sie Preisentwicklungen und Kostentreiber im Blick?

Besonders relevant für effizientes Beschaffungsmanagement sind Preisänderungsindikatoren wie PPI, Rohstoffmartpreise und Lohnnebenkosten in Zusammenhang mit direkten und indirekten Ausgaben. Fehlt diese Information mangelt es an Hebelwirkung bei der Preisverhandlung, verursacht vermeidbare Kosten und verschlechtert damit die Einkaufs-KPIs.

Ein praktisches Feature des smartPM.solutions Einkaufscontrolling Tools ist die Verfolgung historischer Preisinformationen. Es zeigt Preise auf durchschnittlicher Jahres-, Quartals-, Monats- oder Wochenbasis an und vergleicht sie mit aktuellen Preisentwicklungen. Machine Learning (ML) Algorithmen (z.B. Neuronale Netze) empfehlen Preisannahmen, können aber auch durch „menschliche Intelligenz“ überstimmt bzw. ergänzt werden. Das Preistrackingmodul kann mit externen (z.B. makroökonomischen) Daten verbunden werden. Das gibt Analysten über entsprechende Szenarioplanungen die Möglichkeit, den Beschaffungsprozess zum idealen Zeitpunkt einzuleiten und finanzielle Ressourcen einzusparen (siehe Abbildung 3).

Price Cost Driver Analysis & Forecasts for Indirect Spend
Abbildung 3: Preiskostentreiberanalyse & -prognose für indirekte Ausgaben

7. Sind Sie in der Lage, ad-hoc Fragen des Managements zu beantworten und Entscheidungen im Vorfeld zu simulieren?

Durch umfassende, aktuelle Informationen und Analysen können Sie das Potzenzial nahtlos integrierter Geschäftsprozesse ausschöpfen. Mit den Berichten und Dashboards von smartPM stehen alle relevanten Informationen abteilungsübergreifend und berechtigungsgesichert bereit. Die Dashboards sind einfach zu konfigurieren und leicht anpassbar. Berichte können standardisiert werden und basieren auf Echtzeit-Updates. Dadurch werden aussagekräftige Erkenntnisse gewonnen und eine effektive, faktenbasierte Entscheidungsfindung unterstützt.

Automatisierte Ausgabenanalyse, Pünktlichkeit der Lieferungen, Materialqualität, Zeit zur Lösung problematischer Bestellungen, Bestellwerte, Rechnungsberichte und Dashboards zur Identifizierung von Einsparungs- und Kostensenkungsmöglichkeiten uvm. werden klar visualisiert und sind leicht verständlich. Wichtige KPIs helfen dabei, bessere Einkaufsoptionen zu entdecken, Engpässe zu reduzieren und das strategische Sourcing zu verbessern, auch unterwegs: Unsere One-Client-Integration ermöglicht allen Arten von Geräten (wie Smartphones oder Tablets) den Zugriff auf das System (siehe Abbildung 4).

Procurement Analyst's Dashboard
Abbildung 4: Dashboard des Beschaffungsanalysten

Mit der erweiterten Szenarioanalyse können Sie Entscheidungen zu Ihrer GuV, BS und CF im Voraus simulieren, damit Sie das Gesamtbild erhalten. Was können sich Einkaufsabteilungen noch wünschen? Wir freuen uns auf ein Expertengespräch mit Ihnen und sind gespannt auf Ihre Meinung zu unserem Einkaufscontrolling-Ansatz.

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