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Excel als Planungstool - ja oder nein?

MS Excel ist nach wie vor eines der meistgenutzten Kalkulationsprogramme in Controlling-Abteilungen. Dies ist insofern erstaunlich, als laut aktuellen Studien in 80-94% der verwendeten Tabellenblätter „massive“ Formelfehler[1] zu finden sind, die teils dramatische Auswirkungen[2] verursachen. Es muss allerdings nicht gleich ein Rechenfehler über 6 Milliarden Dollar[3] sein, der uns zum Nachdenken darüber veranlasst, ob Excel das richtige Tool zur Unternehmenssteuerung ist. Bitte nicht falsch verstehen, wir mögen Excel, aber nicht als Planungstool. Warum, das sagen wir Ihnen gleich in diesem Beitrag.

Warum verwenden Sie Excel im Controlling? Einfach weil …

  • … es „da ist“?
  • … man „mal eben schnell“ und „ganz flexibel“ damit arbeiten kann?
  • oder weil Sie nicht aus Ihrer Komfortzone möchten?

Ja, all das könnte sein. Aber wann ist der Einsatz von Excel in Controlling Abteilungen sinnvoll, und wann nicht? Genau das ist Thema dieses Beitrages, dessen Grundlage eine spontane Diskussion von über 20 Controller*innen bei einer Controllertagung darstellt. „Excel als Planungstool – ja oder nein?“ war die Frage, und die Antworten spiegelten eine Bandbreite an Meinungen wider. Das Fazit aus der Diskussion war aber erstaunlicherweise eher einheitlich. Wie es dazu kam, erzählen wir Ihnen gleich. Dabei lesen Sie zahlreiche Zitate aus der Diskussion – natürlich anonymisiert.

„Excel als Planungstool ist höchstkritisch“ sagt ein überzeugter Referent

Das Thema der Veranstaltung war „Digital Controlling Competence“ und im Rahmen eines Vortrages wurde ein professionelles Controlling-Tool für integrierte Planung und das Projekt-Portfolio-Controlling vorgestellt. Die beiden Referenten kamen aus einer Datenwelt, die hochdominiert von Excel, VBA Programmierungen und Kalkulationen mit 800-900 Zeilen war. Da blieb zu wenig Zeit für die Mitarbeiter, als Business Partner zu fungieren. Das Kontrollieren von Formeln stand an der Tagesordnung und trotz aller Bemühungen war das Vertrauen in die Daten beim Management nie gegeben.

Starkes Unternehmenswachstum und erhöhte Komplexität veranlassten schließlich zu einer raschen Einführung einer professionellen Controlling-Software (in diesem Fall Unit4 FP&A (prevero), Einführungszeit 3 Monate).

Fallstudie List GC - "Von Excel zur integrierten Planung - was hat sich verändert?"

Die Veränderungen  nach der Einführung:

  • Die Qualität der Daten stieg, genauso wie jene der Prognosen und Entscheidungen.
  • Noch dazu zeigten sich massive Einsparungen pro Projekt/Jahr (450 TEUR)
  • und die Mitarbeiter waren fokussierter, verantwortungsbewusster und zufriedener.

Fazit aus der Präsentation durch die Referenten: „Excel ist höchstkritisch – jeder Controller mit Excel muss Formeln immer wieder hinterfragen, es fehlt die Transparenz und Glaubwürdigkeit der Daten. Controller sollen durch Empfehlungen unterstützen, nicht Formeln kontrollieren und sich mit Excel beschäftigen – dafür braucht man keine Controller. Die Controller wollen auch kein Excel mehr, wenn sie es anders kennen. Mit einer integrierten Lösung kippt man als Controller in das Strategische und die Analyse – und nicht in das Sammeln von Daten und Versionen. Das ist eine mentale Belastung für die Mitarbeiter.“

Ehemals überzeugte Excel-Nutzer lösen das Tool in der Planung ab. Warum? Das kristallisiert sich klar in diesem VIDEO heraus. 

„Die Emotionalität bei der Controlling Toolwahl ist enorm.“

„Wenn bei der Vereinheitlichung von Prozessen noch Einigkeit der Verantwortlichen herrschte, ist diese bei der Toolwahl vorbei. Da wird es sehr emotional.“ erzählte ein anderer Teilnehmer am Controlling-Event. „Der Abschied von Excel war sicher ein Thema – nach dem Motto: ‚das habe ich immer so gemacht‘, aber auf privaten Laufwerken abgespeicherte, ungesicherte Files sind untragbar.“

Die Neuanschaffung eines Controlling Tools begegnet oft Angst und Unsicherheit. „Die Frage ist, ob sich Abhängigkeiten, Machtverhältnisse und Flexibilität ändern?“ Oft spielen dabei auch Ängste den eigenen Arbeitsplatz betreffend eine große Rolle.

  • Fällt meine Aufgabe dann weg?
  • Werde ich mich im neuen System zurechtfinden?

Diese Ängste sind oft unbegründet und Bedenken von Skeptikern sollten in Einzelgesprächen adressiert werden. Sie müssen vom Nutzen für das Unternehmen und auch für sich selbst überzeugt werden. Ein Top-Down-Diktieren ist hier nicht sinnvoll.

Allerdings muss das Management irgendwann eine Entscheidung treffen, auch wenn kein 100-prozentiger Konsens besteht. Ein Einstimmigkeitsprinzip (zum Beispiel bei „Grabenkämpfen“ zwischen IT- und Fachabteilungen) bei dutzenden betroffenen Personen führt hierbei zu keiner Entscheidung – und Nichtstun ist bekanntlich oft ein Rückschritt.

„Zuerst müssen wir die Datenqualität erhöhen und die ERP-Systeme vereinheitlichen…“

Manchmal ist die Bereitschaft für Veränderung da, aber der Zeitpunkt scheint selten der richtige zu sein. „Bei unserer schlechten Datenqualität können wir noch nicht an ein Planungstool denken. Mit schlechten Daten können auch die besten Controlling Lösungen keine besseren Forecasts und Planungen produzieren. Da bleiben wir vorerst bei Excel.“

Hier meldet sich Alexander Hein, Moderator der Veranstaltung zu Wort „…warten Sie besser nicht, bis alles standardisiert und die Daten perfekt sind, dieser Tag wird nicht kommen. Wichtig ist, dass Analyse und Handlungsempfehlungen richtig sind. Man kann Planungssysteme parallel mit, oder vor Einführung einer ERP-Lösung implementieren. Das passiert häufig in der Praxis. Später können alle Systeme leicht vernetzt werden.“ Wenn Sie sich fachlich zu Ihrem Anwendungsfall  austauschen möchten, wählen Sie einfach einen  passenden Termin im Online-Kalender von Alexander Hein >>

Aus dieser Gedankenfalle möchten auch andere Teilnehmer helfen, die bereits mit einer professionellen Controllingsoftware arbeiten: „Sobald ein Single-Point of Truth vorhanden ist und man jederzeit Reports aus dem integrierten System ziehen kann, übernehmen die Mitarbeiter auch Verantwortung für ihre Daten. Die Datenqualität verbessert sich. Das Management hat dadurch nicht nur eine bessere Entscheidungsgrundlage, sondern ist auch entlastet.“

„Die Herausforderung war, intern das Bewusstsein zu schärfen, dass Daten jederzeit abgegriffen werden können und als Reporting weitergegeben werden können. Das hat am Anfang für Unbehagen gesorgt. Jetzt haben sich alle daran gewöhnt und befürworten das. Die Qualität der Einträge hat sich deutlich verbessert, die Daten werden gepflegt und es werden keine Excel Listen mehr „aufgehübscht“, was viel unbezahlte Zeit spart. Die Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter ist ein wesentlicher Punkt. Wir als Management mussten die Mitarbeiter überzeugen, dass das neue System einen Nutzen bringt und Prozesse transparenter, einfacher und besser sind.“

Nutzen viele von uns Excel am Ende einfach falsch? Das Fazit aus der Diskussion:

Excel – ein Gefühl von Freiheit und Flexibilität. Das liegt Controllern besonders am Herzen. In Excel darf man operieren, wie man möchte (wie man oft aber auch nicht operieren sollte). Genau an diesem Punkt kam erstaunlicherweise Einigkeit in der „Excel als Planungstool-Diskussion“ auf. „Zum Rechnen und Versuchen ist Excel super. Einfach mal Herumprobieren. So nebenbei.“ … „aber zum Datenverschicken und bzgl. Datenvertrauen ist es mangelhaft. Auch der Anspruch auf Prozesstreue ist in Excel nicht gegeben. Und was passiert, wenn ein Personalwechsel ansteht und neue Mitarbeiter*innen die Dateien bzw. Formeln Ihrer Vorgänger nicht verstehen?“

Hier schließt sich der Kreis. Jene Unternehmen, die zum Zeitpunkt der Veranstaltung „Digital Controlling Competencebereits professionelle Controlling-Tools verwendeten berichteten, 

  • dass ihre Mitarbeiter nun zufriedener sind und sich auf wertschöpfende Arbeiten konzentrieren können,
  • wesentliche Einsparungen durch Automatisierung und Prozessverbesserung zu erzielen sind,
  • und massiven Zeitgewinn. Schon allein das Wegfallen der Formel-Kontrolle ist eine wesentliche Entlastung. „Bis zur Reporting-Deadline bin ich meistens „gerade so“ mit den Daten fertig, eine Analyse der Inhalte habe ich da noch nicht gemacht“ sagt ein Excel-User. „Das ist frustrierend und nicht wertschöpfend.“

Neugierig wäre ich schlussendlich, ob jener Teilnehmer, der diese Wortmeldung in die Diskussion brachte, nach Einführung eines integrierten Planungssystems daran festhalten würde: „Wenn man Excel verwendet, muss man eben einfach ‚Vertrauen‘ haben. Man kann nicht jedes Excel-file und jede Formel auf Plausibilität prüfen.“ Ich bin mir ziemlich sicher, dass er seine Meinung ändert.

FAZIT: Excel darf und soll bleiben – zum Herumprobieren nebenbei, aber nicht als Grundlage für die Planung, Budgetierung und den Forecast. Grundlage jeder guter Entscheidungen sollten geprüfte, aktuelle Daten sein.

Excel File - stimmt die Formel?
 

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Gerne stehen wir Ihnen für einen unverbindlichen, fachlichen Austausch unter Controllern zur Verfügung. Wählen Sie hierzu einfach Ihren passenden Termin für ein Fachgespräch im Online-Kalender:

 

[1] https://www.brandeins.de/magazine/brand-eins-wirtschaftsmagazin/2015/oekonomischer-unsinn/schoen-gerechnet as well as https://www.cassotis.com/insights/88-of-the-excel-spreadsheets-have-errors

[2] https://www.schels.de/2-uncategorised/43-warum-excel-die-welt-ruiniert

[3] https://www.bbc.com/news/business-18030022

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