Die Anforderungen an moderne Controllinglösungen steigen rasant – und der Softwaremarkt übertrifft sich mit Superlativen: Cloudbasiert, KI-gestützt, voll integriert, Self-Service, in Echtzeit. Klingt beeindruckend – aber was davon ist für Ihr Unternehmen wirklich relevant? Und noch wichtiger: Woran erkennen Sie eine Finanzcontrolling Software, die nicht nur gut klingt, sondern messbaren Mehrwert für Ihre Unternehmenssteuerung liefert?
Zwischen automatisierten Workflows, integrierter Finanzplanung und KI-Analysen auf Knopfdruck verlieren viele Unternehmen den Überblick – mit schwerwiegenden Folgen: Fehlinvestitionen, endlose Implementierungsprojekte, Frustration im Team.
Im gemeinsamen Webinar von smartPM.solutions und dem Internationalen Controller Verein (ICV) wurde aufgeräumt: mit dem Hype, mit falschen Versprechungen – und mit der Unsicherheit. Stattdessen wurden klare Auswahlkriterien, vergleichbare Erfolgsfaktoren und konkrete Praxisbeispiele mit ROI-Rechnung präsentiert.
Die 5 wichtigsten Learnings aus dem Webinar
👉 Was zählt wirklich bei der Auswahl der passenden Controllinglösung? Hier sind die wichtigsten Learnings – für alle, die keine Zeit (und kein Budget) für Experimente haben.
1. Ist Ihre Controlling-Software noch zeitgemäß?
Laut der FP&A Trends Survey 2024 nutzen immer noch mehr als 50 % der Unternehmen Excel-basierte oder selbst entwickelte Insellösungen – oft über Jahre gewachsen, aber inzwischen nicht mehr leistungsfähig genug. Komplexe Szenarien, Echtzeit-Forecasts und unternehmensweite Analysen und Planungen lassen sich damit kaum mehr effizient steuern. Eine Business Intelligence (BI) Lösung steht nie isoliert. Sie muss mit ERP, HR, BI, Projektmanagement-Tools und Reportingumgebungen kommunizieren – fehlerfrei, automatisiert und in Echtzeit.
👉 Wer mit Excel plant, muss heute fast zwangsläufig doppelt arbeiten. Der Rückgriff auf zentrale, integrierte Plattformen wird zum Muss – gerade bei wachsender Datenkomplexität und Berichtspflichten.
2. So macht man Controlling-Software vergleichbar
Ein häufiges Problem: Anbieter lassen sich nur schwer direkt vergleichen. Deshalb empfiehlt smartPM einen strukturierten Softwarevergleich mit einer Checkliste entlang von 9 Hauptkriterien und 140 Subkritierien – gewichtet und bewertet wird auf einer Skala von 1-10. Das sorgt für Objektivität und Transparenz im Entscheidungsprozess.
Wichtige Bewertungskriterien sind z. B.:
- Systemarchitektur und IT-Strategie
- Performance und Skalierbarkeit
- Datensicherheit und Governance
- Integrierte Finanz- und Teilplanung anstatt Insellösungen
- KI-Assistenz, Sandboxing, Simulationen, Szenarien
- nahtlose Excel- & Power BI-Integration
- Benutzerfreundlichkeit & Self-Service
- Analytische Tiefe statt wenigen Standard-Reports
- Zukunftssicherheit und Cloudfähigkeit
Diese Checkliste wird beispielsweise im Rahmen eines Auswahlworkshops gemeinsam mit Ihrem Team ausgefüllt. Dabei werden alle relevanten Anforderungen – von technischer Infrastruktur bis hin zu betriebswirtschaftlichen Inhalten – strukturiert bewertet und gewichtet. Das Ergebnis: eine objektive Gesamtpunktezahl, die eine fundierte Empfehlung für die passende Softwaretechnologie liefert. So wird aus Komplexität Klarheit.
Mehr dazu erfahren: Auswahlworkshop >>
3. Softwareauswahl: Diese Fehler kosten richtig Geld
Laut Studien (u. a. BARC, Haufe) sind drei Irrtümer besonders häufig:
- Anforderungserhebung zu oberflächlich – spätere Erweiterungen werden nicht bedacht.
- Fokus ausschließlich auf „große“, bekannte Anbieter, statt auf Lösungen, die wirklich zur Organisation passen.
- Falscher Blick auf Anschaffungspreis, statt TCO und ROI zu bewerten.
Hier empfiehlt sich: Anforderungen gründlich priorisieren, echte Praxistests einplanen und strategisch denken – nicht kurzfristig sparen, sondern langfristig denken. Objektive, neutrale Softwareauswahlprozesse erzielen hier die besten Erfolge.
4. Do's & Don'ts bei der Implementierung
Die Realität zeigt: 75 % aller IT-Software-Projekte laufen nicht nach Plan. Beispielsweise überschreiten 50% davon das Budget um bis zu 189 %. Damit die Controllinglösung erfolgreich live geht, sind folgende Schritte zentral:
- Geschäftsführung & IT früh einbinden
- Klare Ziele und auch Nicht-Ziele definieren
- Klein starten, aber groß denken
- Endnutzer früh einbeziehen
- Know-how-Transfer sicherstellen
- Technische Infrastruktur vereinheitlichen
- Plan für die Post-Go-Live-Phase bereitstellen
Und vor allem: Setzen Sie auf Lösungen, die sich in der Praxis bewährt haben – mit einem Team dahinter, das Controlling versteht.
5. ROI-Berechnung und Praxisbeispiele
Für CFOs steht bei jeder Investition die Frage im Raum: Rechnet sich das? – Genau darauf lieferte das Webinar eine fundierte Antwort. Anhand einer transparenten ROI-Berechnung, die vorab geschätzt und nach dem Projekt validiert werden kann. Hier wird bei einer Einführung einer Controllinglösung schnell klar, ob diese sich messbar auszahlt.
Praxisbeispiele zeigen nachweislich einen positiven ROI innerhalb kürzester Zeit. Verbesserungen waren beispielsweise die Reduktion manueller Planungsaufwände um bis zu 50 %, deutlich schnellere Forecast-Zyklen und höhere Datenqualität bei geringerer Fehlerquote.
📌 Praxisbeispiel 1: ROSEN Group
- Planungsprozesse 50 % schneller, Datenbereinigung 5x schneller
- Monatliche statt jährliche Forecasts
- Projekt on time & on budget in 5 Stufen umgesetzt
- ROI: Deutliche Effizienzsteigerung in allen Controllingprozessen
Die komplette Fallstudie können Sie hier lesen.
📌 Praxisbeispiel 2: List GC
- 450.000 € Einsparung pro Projekt und Jahr
- 2,5 FTE für wertschöpfende Tätigkeiten freigestellt
- Höhere Datenqualität, Mitarbeiterzufriedenheit, Szenariodenken
- Integrierte Projektkalkulation & -Controlling mit hohem Automatisierungsgrad
Die komplette Fallstudie können Sie hier lesen.
Fazit: Entscheidend ist, was wirkt
Die beste Controlling-Software ist nicht die mit der längsten Feature-Liste – sondern die, die Ihre Planungs-, Steuerungs- und Analyseprozesse wirklich unterstützt: klar, konsistent und zukunftssicher.
Achten Sie bei der Auswahl auf:
✔ Systemarchitektur, die zu Ihrer IT-Strategie passt: performant, skalierbar
✔ Intuitive Bedienbarkeit, die Akzeptanz und Effizienz fördert
✔ Nahtlose Integration statt Insellösungen
✔ Analytische Tiefe statt nur Reporting
✔ Sicherheit & Governance auch in Zukunft
Sie stehen selbst vor einer Softwareentscheidung? Dann starten Sie mit einem objektiven Vergleich im Auswahlworkshop – oder lassen Sie Ihr aktuelles System mit dem Health-Check „auf Herz und Nieren prüfen“:
👉 Controlling-Software im Auswahlworkshop richtig auswählen
👉 Mehr Infos zum Health-Check
Ihr individuelles Controlling-Gespräch
👉 Erfahren Sie in einem Fachgespräch mehr darüber, wie Sie die passende Software für Ihre individuelllen Anforderungen finden.
