Modernisierung im Controlling - Wie gelingt der nächste Schritt?
Planung in zahlreichen Excel-Dateien, manuelle Datenübertragung und eine gewachsene Systemlandschaft: Wenn die Aufbereitung der Zahlen mehr Zeit beansprucht als ihre Analyse, wird Digitalisierung zur konkreten Aufgabe. Auch bestehende Planungslösungen können an Grenzen stoßen – häufig bei Performance, Benutzerfreundlichkeit oder neuen Anforderungen an Forecasting, Reporting oder KI.
Doch wie starten Sie ein Digitalisierungs- oder Migrationsprojekt? Welche Daten, Modelle und Berichte sollten übernommen werden? Welche Prozesse lassen sich vereinfachen? Und wie gelingt der Übergang, während das Tagesgeschäft weiterläuft?
In diesem Fachbeitrag erfahren Sie, wie Sie diese Modernisierung im Controlling gezielt und erfolgversprechend angehen: mit einem klaren Zielbild, der passenden Technologie und einem schrittweisen Vorgehen.
Ausgangssituation: Excel, historisch gewachsenes Alt-System oder Silo-Planung
Viele Unternehmen stehen vor einer der folgenden Ausgangssituationen:
- Excel-basierte Planung: Verteilte Dateien, komplexe Verknüpfungen und manuelle Zusammenführung sollen durch eine zentrale Datenbasis und abgestimmte Workflows ersetzt werden.
- Bestehende Planungssysteme, die an Grenzen stoßen: Daten, Planungslogiken und Berichte sollen überholt oder in eine neue Lösung überführt und dabei gezielt verbessert werden.
- Getrennte Planungs- und Reportinglösungen: Informationen aus ERP, Planung und Business Intelligence sollen zusammengeführt werden, damit Analyse, Forecast und Steuerung auf konsistenten Daten aufbauen.
Die folgenden 5 Schritte zeigen auf, wie eine bestehende Ist-Lösung erfolgreich und ressourcenschonend optimiert bzw. in eine neue Lösung überführt wird.
Fünf Schritte für eine erfolgreiche Modernisierung im Controlling
Schritt 1: Ausgangslage prüfen und Zielbild entwickeln
IST Ausgangslage beschreiben – SOLL Zielbild definieren
- IST-Zustand: Welche Systeme, Prozesse und Daten gibt es heute? Was funktioniert, wo liegen Probleme? Beispiel 1: Excel-Planung mit einer Datei von 40 Tabellenblättern, 90.000 Formeln und 100 Fehlern mit nur einem Power User kurz vor der Pensionierung. Zahlreiche Abstimmungen, viele Excel-Versionen, Verlässlichkeit der Daten nicht gegeben. Beispiel 2: In die Jahre gekommenes Alt-System mit Performanceproblemen, limitierend bei flexibler Planung.
- SOLL-Zustand: Wie sollen Systeme und Prozesse nach der Migration bzw. Digitalisierung aussehen? Beispiel: Eine zentrale Controllinglösung mit Anbindung aller Daten, hoher Performance trotz großer Datenmenge, einfache Bedienung, Szenarien, rollierende Forecasts, KI abbildbar, mit Power BI Integration zur integrierten Unternehmenssteuerung.
- Migrations- oder Digitalisierungsplan: Welche Schritte führen vom IST zum SOLL? Prozess-, Modell-, Technologieanalyse mit Empfehlungen zur Optimierung der bestehenden Lösung oder Migration auf die neue Lösung.
Vor Nutzung der KI waren System- und Modellanalysen mit hohem Aufwand verbunden – jetzt lässt sich beispielsweise mit der KI-Arbeitsumgebung Smartofant Studio eine Modell-, Berichts- oder Prozessanalyse inklusive Dokumentation je nach Datenmenge in 15 Minuten bis wenigen Stunden durchführen. Dies hilft, den Optimierungsbedarf einer bestehenden Anwendung einzuordnen und sich den Überblick über bestehende Modelle zu verschaffen.
Nach der Analyse zeigt sich, ob ein Altsystem nach einer Optimierung beibehalten werden kann oder das System ersetzt werden muss:
Altsystem optimieren, wenn...
- das System stabil läuft und weiter unterstützt wird (z.B. Updates)
- Probleme durch bessere Prozesse, Konfiguration oder gezielte Erweiterungen lösbar sind
- die Anbindung benötigter Schnittstellen realisierbar ist
- Betrieb und Wartung wirtschaftlich bleiben
- Wissen und Betreuung gesichert sind
Altsystem ersetzen, wenn...
- Support fehlt oder Weiterentwicklung nicht mehr gegeben ist oder Sicherheitslücken nicht mehr behoben werden
- zentrale Anforderungen nur mit aufwendigen Sonderlösungen erfüllbar sind
- wichtige Schnittstellen nicht angebunden werden können und damit die Digitalisierung blockieren
- Wartung, Ausfälle, Performanceprobleme und Anpassungen dauerhaft zu teuer werden
- die Betreuung von einzelnen Personen abhängt und kaum gesichert werden kann
Schritt 2: Anforderungen und passende Technologie auswählen
Welche Funktionen benötigen Controlling, IT und Fachbereiche tatsächlich? Sobald Anforderungen und Zielbild geklärt sind, wird geprüft, welche Software, Plattformen und Schnittstellen die gewünschten Prozesse unterstützen und zu den bestehenden Systemen passen. Entscheidend sind Funktionalität, Integrationsfähigkeit, Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit, Erweiterbarkeit und Gesamtkosten. Die Technologie sollte zunächst in einem Pilotprojekt erprobt werden, bevor sie umfassend eingeführt wird.
Schritt 3: Daten, Modelle und Prozesse gezielt vorbereiten
Eine Migration bietet die Gelegenheit, gewachsene Strukturen zu überprüfen. Welche historischen Daten werden benötigt? Welche Berechnungen und Berichte bleiben relevant? Wo lässt sich unnötige Detailplanung reduzieren?
Auch hier vereinfacht der Einsatz von KI die Optimierung der Planung. Aufbauend auf den Analysen, Anforderungen und dem Zielbild erstellt Smartofant Studio beispielsweise einen funktionstüchtigen Prototypen mit Ihren eigenen Daten und Anwendungsfällen. Das dauert statt Wochen nur wenige Stunden. Dabei ist die KI mit best-practice Planungsinhalten aus zahlreichen Projekten trainiert und liefert keine Kopie des Altmodells – sondern eine optimierte, state-of-the-art Planungslösung mit umfassender Datenanbindung und Verknüpfung der Teilpläne zu GuV, Bilanz und Cashflow.
Schritt 4: Schrittweise Umsetzung und Ergebnisse absichern
Vom Prototyp über den Pilot bis zum produktiven Einsatz: Klare Meilensteine, Datenabgleiche und Anwenderprüfungen unterstützten den Übergang. Ein Praxisbeispiel ist die Migration der Finanzplanung der Stadtwerke Bochum von Unit4 FP&A auf ein Neusystem – einschließlich historischer Planungsdaten und integrierter Teilpläne.
Schritt 5: Anwender befähigen und Digitalisierung weiterführen
Der Nutzen entsteht im täglichen Arbeiten. Deshalb betrachten wir die frühzeitige Einbindung von Power Usern, Schulungen und klaren Verantwortlichkeiten als enorm wichtig. Außerdem müssen Planungsmodelle und das System flexibel durch den Fachbereich Controlling weiterentwickelt werden können. Diesen Ansatz verfolgt smartpm.solutions mit Smartofant Studio. In natürlicher Sprache können Modelle selbständig optimiert und weiterentwickelt werden – in geschützten Testumgebungen. Dadurch wird die Abhängigkeit von IT und externen Beratern reduziert.
Vom Excel-Modell mit 40 Arbeitsblättern und 90.000 Formeln zu einem professionellen Planungsmodell in Stunden statt Wochen.
Excel ablösen und Planungssysteme migrieren: Wie smartpm.solutions Ihr Controlling dabei unterstützt
Aus zahlreichen Implementierungs- und Migrationsprojekten verfügen wir über tiefes fachliches und technisches Know-how in bestehenden Planungslösungen, darunter Unit4 FP&A, Jedox, SAP und IBM TM1. Wir verstehen die dahinterliegenden Datenstrukturen, Berechnungslogiken und Schnittstellen und können beurteilen, welche Inhalte übernommen, vereinfacht oder neu aufgebaut werden sollten. Für neue Lösungen setzen wir bewusst auf leistungsfähige, würfelbasierte und flexible OLAP-Technologie.
Unser Anspruch: kurze, fokussierte Projekte – keine jahrelangen Beratungsprojekte, keine bloßen Kopien Ihrer Altsysteme und keine dauerhafte Abhängigkeit von IT sowie externen Beratern. Gemeinsam hinterfragen wir gewachsene Strukturen und entwickeln eine Planung, die Ihre heutigen und künftigen Anforderungen erfüllt. Erfahrene Controlling- und FP&A-Berater arbeiten mit Ihnen auf Augenhöhe und geben ihr Wissen gezielt weiter.
Damit diese auch im Alltag reibungslos läuft, begleiten wir Sie auf Wunsch bei der Datenintegration, mit Schulungen, Fachberatung und verlässlichem Support mit klaren Service Level Agreements. Persönliche Betreuung bleibt verfügbar – während Ihr Team selbstständig handeln kann.
Was bedeutet das konkret für Ihr Controlling?
In einem Fachgespräch besprechen wir Ihre Ausgangslage und Potenziale zur Optimierung Ihrer Planung und Unternehmenssteuerung. Einfach passenden Termin im Kalender wählen:
