Ist xP&A nur wieder ein Modewort im Controlling oder ein zukunftsträchtiges Konzept?
Der von Gartner geprägte Begriff xP&A steht für Extended Planning and Analysis – also erweiterte, abteilungsübergreifende Planung, die neben dem Finanzbereich auch alle anderen relevanten Unternehmensbereiche miteinbezieht und deren Beitrag zum Unternehmenserfolg erfasst. Neben Finanzdaten werden S&OP, Marketing, Sales, HR, IT, Digitalisierungsabteilung etc. berücksichtigt. Ziel ist eine tagesaktuelle, datenbasierte Informationsgrundlage für Entscheidungen – und spontane Managementfragen ganzheitlich beantworten zu können. Mit Hilfe eines professionellen Controlling Tools werden Analysen, Planung, Budgetierung, Prognose, Konsolidierung, standardisiertes Berichtswesen, Kommunikation und Kollaboration abteilungsübergreifend abgedeckt. Das spart Zeit und Nerven bei der sonst mühsamen Datenzusammenführung, -vorbereitung und -weitergabe. Zudem wird auf eine 100% reliable Informationsbasis zurückgegriffen. Mit Hilfe der Szenario- und Werttreiber-Planung kann die Auswirkung von wichtigen Einflussfaktoren auf Bilanz-, Cash-Flow und GuV ermittelt werden und rechtzeitig reagiert bzw. durch Initiativen gegengesteuert werden.
Ein Beispiel für xP&A – wie kann man sich das praktisch vorstellen?
Stellen Sie sich als Beispiel ein produzierendes Unternehmen von Impfstoffen vor. Angenommen, dieses Pharmazieunternehmen stellt einen Impfstoff gegen COVID-19 her. Im ersten Schritt muss der Anbieter sicherstellen, ausreichende Kapazitäten für die Produktion von stark nachgefragten Impfstoffen zu garantieren. Um die nachgefragte Menge produzieren zu können, bedarf es der entsprechenden Verfügbarkeit von Fachkräften und Ressourcen. Solche Ressourcen bilden regelmäßig einen Engpass, da sie oft in mehreren Projekten gleichzeitig (oder im Fall von externen Ressourcen von der Konkurrenz) nachgefragt werden. Weitere Einflussfaktoren auf die Produktion und Vermarktung – wie etwa gesetzliche Vorgaben – müssen ebenso berücksichtigt werden. Um am Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, bedarf es der Planung von Neuentwicklungen und der Prioritätensetzung. Welche Werttreiber gibt es bei diesem Unternehmen und wie kann eine präzise Prognose für die zukünftige Nachfrage erstellt werden? Viele Fragen auf einmal, welche im Controlling für das Management auf der Basis möglichst verlässlicher Daten zur nachhaltigen Sicherung des Unternehmenserfolgs beantwortet werden sollen.
Genau hier greift das xP&A System:
Während bei FP&A – „Financial Planning & Analysis“ – nur der Finanzbereich gesteuert wird, fokussiert die vollintegrierten Unternehmensplanung auf die ganzheitliche Steuerung aller Unternehmensbereiche. Im xP&A System kann also die Planung der Produktionskapazitäten unter Berücksichtigung der Fachkräfte und Ressourcenbestände erfolgen. Die Bereiche S&OP und HR sind ebenso betroffen wie Marketing und Vertrieb. Auf Basis der Absatzplanung (auf Jahres-, Monats-, Wochen- oder Tagesbasis) wird der Produktionsplan abgeleitet bzw. optimierte Vorschläge erzeugt. Als erstaunlich genau haben sich hier Maschine Learning Algorithmen erwiesen, denen als selbstlernende Systeme die Annäherung an den wahren Wert (Backtesting) am besten gelingt.
Bei der Betrachtung des Projektportfolios werden priorisierte Projekte bevorzugt behandelt und mit Ressourcen versorgt (Projektportfoliocontrolling). Dabei werden auf Basis der Unternehmensstrategie Projektbudgetobergrenzen gesetzt, um in der Nachkalkulation nicht ein „böses Erwachen“ durch massiv überschrittene Budgets zu erleben.
Das Controlling liefert dem Management umfassende Information in standardisierter Berichtsform, schön aufbereitet in Dashboards und Grafiken im Unternehmensdesign – mit 100% verlässlichen und tagesaktuellen Daten aller Abteilungen. Der CEO entscheidet anhand von Simulationen über zu setzende Initiativen in allen Unternehmensbereichen – die Suche von Fachpersonal im HR-Bereich, die Budgetaufstockung für priorisierte Projekte wie etwa den Bau einer neuen Produktionsstätte aufgrund der höheren Nachfrage, die auch durch vorgelagerte Produktion nicht gestillt werden kann. Durch die Simulation der Auswirkungen der Initiativen auf die GuV, Bilanz und den Cashflow kann proaktiv gehandelt werden. Hier schlägt die Technologie bei weitem (auch mit viel Erfahrung getroffene) Bauchentscheidungen.
Abbildungen 1-5: Dashboards aus der smartPM xP&A-Integrierte Unternehmensplanungslösung: Produktionsplanoptimierung, Inititativenverfolgung, Kapazitätsplanung, Top-Down/Bottom-Up Zielsetzung auf Basis moderer, marktführender Softwaretechnologie von Jedox, Unit4 FP&A/Prevero und Microsoft
Wie auch immer man es nennt – xP&A ist die Zukunft im Controlling
Das ist schon beeindruckend, aber ist xP&A jetzt wirklich etwas Neues? Nein, nicht wirklich, sondern nur neu verpackt. Für xP&A gibt es viele Begriffe: Wir sagen dazu vollintegrierte Unternehmensplanung, andere nennen es Connected Planning oder vernetzte Unternehmensplanung. Kurz gesagt: Fragmentierte Datenstrukturen müssen im Sinne des Unternehmenserfolges vermieden werden. Die aus zahlreichen Quellen gesammelten Daten werden zentral durch Standardkonnektoren übernommen und zu einem Gesamt-Informationssystem verknüpft. Der Vorteil? Ständig aktuelle, vollständige und vor allem richtige Daten für alle Beteiligten. Entscheider profitieren von der Rundumsicht und tiefgehenden Analysen. Mehr zum xP&A-Ansatz im Whitepaper: Vollständig integrierte Unternehmensplanung in 4 Schritten >>
Eine effiziente Unternehmensplanung oder xP&A setzt Digitalisierung voraus. Viele Anwenderberichte belegen die oft mühsame Reise zu vollständig integrierter Unternehmensplanung, aber die Belohnung ist regelmäßig umso größer. Verlässliche Entscheidungen, massive Zeit- und Kosteneinsparungen, eine proaktive Unternehmenssteuerung und glücklichere Mitarbeiter, die ihre Kompetenzen endlich wieder richtig einsetzen können.
