Mit dieser Frage beschäftigt sich die BARC-Tagung „DFC Planung und Controlling“. Sie Tagung informiert über die aktuellen Herausforderungen in Finance und Controlling und zeigt Lösungswege durch die Verwendung leistungsstarker Controlling- bzw. Planungssoftware auf. Dabei geht es um wichtige Kriterien bei der Auswahl von Software, Live-Einblicke in die Tools, Tipps und Tricks aus vielen Praxis-Usecases (z.B. List GC). Die Tagung richtet sich an alle, die aktuell auf der Suche nach neuen Technologien sind, weil sie
- noch mit Excel arbeiten
- ihr aktuelles Tool ersetzen oder erweitern möchten oder
- sich über die neuesten Features und Modelle der Softwareanbieter informieren möchten, um ihr Planungssystem zu erweitern
Kernaussage der DFConline: „Performance Management ist der zentrale Erfolgsfaktor“
Durch die Nutzung leistungsfähiger Controllingsysteme werden Datenintegrationsprozesse stark automatisiert, wodurch der manuelle Aufwand der Verknüpfung der Quellsysteme gegen Null geht. So wird Zeit für wichtige Analysen und Empfehlungen freigespielt. Die zentrale Datenspeicherung – der Single Point of Truth – verhindert Datensilos und sorgt für eine unkomplizierte Zusammenarbeit und die nötige Standardisierung. Ausgefeilte Berechtigungskonzepte anstatt Ordnerstrukturen, die wir aus Excel kennen, erleichtern die Zusammenarbeit.
Bei der jährlichen DFConline werfen die moderierenden Senior Analysten der BARC immer auch einen Blick auf die Marktentwicklung. Dieses Jahr identifizieren sie das Performance Management als entscheidenden Erfolgsfaktor für Unternehmen. Bedenkt man, dass 50-80% des Aufwands in Finanzabteilungen in die Datenzusammenführung und -aufbereitung fließen, liegt es nahe, Software als Unterstützung einzusetzen.
Hohe Datenqualität = hohe Analysequalität
Überraschend positiv wirkt sich der zentrale Datenzugriff auch auf die Datenqualität aus, die wiederum für die Analysequalität von enormer Wichtigkeit ist. Leistungsfähige Softwarelösungen bringen Transparenz und Entscheidungssicherheit mit. Planung, Analyse, Budgetierung, Reporting und Prognose setzen auf den bereits angesprochenen zentralen Datenspeicher auf, wodurch auch Ist-, Plan und Forecast-Daten verlässlich sind.
Optimierung der eigenen Leistung im Finance
Ein weiterer Pluspunkt von Performance Management & BI Technologien ist der bessere Umgang mit volatilen Marktverhältnissen. Die Notwendigkeit einer flexiblen Planung und Prognose zeigt sich beispielsweise in Krisenzeiten. Während vor der Covid-19 Pandemie Forecasts oft sehr langfristig erstellt wurden, waren während der Krise bis dato eher kurzfristige, rollierende Prognosen und Ad-hoc Analysen gefragt. Diese Flexibilität bietet die Nutzung von Excel Sheets nicht.
Wie flexibel einsetzbar Controllingsoftware ist, zeigte beispielsweise smartPM.solutions bei der DFConline mit zwei Kurzpräsentationen:
1) „Mit diesen Veränderungen durch das neue Planungssystem haben wir nicht gerechnet.“ Praxis-Usecase LIST GC, Anbieter von hochqualitativem Interior für Yachten und Appartements. Dabei zeigte das Anwenderunternehmen LIST GC die Planung, Prognose und Analyse ihres neuen Controllingsystems live und gewährte tiefe Einblicke in die Flexibilität, die neuesten Features und die dadurch bewirkten Veränderungen im Mindset des Managements. In der Diskussion wird auch darüber gesprochen, wie schnell sich eine neue Software rentiert und wie der Auswahlprozess erfolgte.
2)„Warum MS Power BI eine gute Option für Ihre Planung ist“, gezeigt von Alexander Hein inkl. dem sinnvollen Einsatz von KI in der Planung mittels ChatGPT-Integration.
Die 10 Top Kaufgründe für Controlling und Planungssoftware
Nicht nur diejenigen, die mit Excel planen, sondern häufig auch Unternehmen, deren eingesetzte Technologie nicht mehr zu den eigenen Anforderungen passt, stellen sich die Frage: „Gibt es etwas Besseres, das mich optimal unterstützen kann?“ Hier ist ein Health Check des aktuellen Systems empfehlenswert, um ggf. Optimierungspotenzial bei Prozessen, Strukturen und Technologie aufzuzeigen. Fachgespräch und Health Check hier vereinbaren >>
Welche die 10 TOP KAUFKRITERIEN bei der Auswahl von Controlling- und Planungslösungen sind, zeigt u.a. die BARC Planning Survey 22:
- Hohe Flexibilität der Software
- Die Erfüllung der Anforderungen in Planung
- Die Erfüllung der Anforderungen in der Analyse
- Das Preis-Leistungsverhältnis
- Die Performance der Software
- Vordefinierte Datenanbindung
- Benutzerfreundlichkeit
- Lokaler Support
- Einfache Weiterentwicklungsmöglichkeiten des Systems (siehe List GC Case-Study bei der #DFConline der BARC),
- Große Datenmengen im Griff zu haben
Die Performance der Software spielt eine große Rolle für die Nutzerakzeptanz. Im Implementierungsprojekt werden die Strukturen und Prozesse optimiert, um eine schnelle und intuitive Arbeit im System zu ermöglichen.
Doch auch die beste multidimensionale Technologie kann man ausbremsen, wenn das technologische Know-how fehlt. Lt. BARC ist der richtige Implementierungspartner hier erfolgsentscheidend. Know-how und Projekterfahrung sowie gute Kundenbewertungen helfen bei der Evaluierung des Implementierungspartners. smartPM.solutions erreicht 4,9/5 Sterne bei der Projektevaluierung über 40 strenge Kriterien. Alle 10 Kaufkriterien der BARC Planning Survey werden „Sehr gut“ von smartPM.solutions erfüllt.OP
Das smartPM-Beratungsteam hat Controlling-Background und ist ein Partner auf Augenhöhe. Es unterstützt auch beim Change-Management. Zudem ist smartPM für seinen hervorragenden lokalen, zuverlässigen Support bekannt. Viele Hersteller lagern Support-Teams ins „kostengünstige“ Ausland aus, was zu Unzufriedenheit bei den Kunden führt.
Die Softwareauswahl – alles, was man selten macht, braucht großen Einsatz
Für die Auswahl der richtigen Controlling- und Planungssoftware müssen oft interne Ressourcen bereitgestellt werden. Die meisten Unternehmen schauen sich mehrere Softwarelösungen an und evaluieren diese, wobei oft das Gefühl entsteht jeder könne alles. Die richtigen Lösungen für die Anforderungen zu finden ist die Herausforderung. Hier ist es nützlich, einen Partner an der Seite zu haben, der mehrere Technologien anbietet und Einblicke in die verschiedenen Systeme zulässt. smartPM.solutions partnert mit den marktführenden Technologien Jedox, MS Power BI via Acterys und Unit4 FP&A und hat basierend auf diesen Plattformen die betriebswirtschaftlich vordefinierten smartPM Modelle über viele Jahre entwickelt.
Empfehlenswert ist es, bei der Auswahl der Controlling-Software einige Dinge vorab zu bedenken:
- Welche Rahmenbedingungen gibt es? (Schnittstellen, Quellsysteme, Projektdruck, nötige Zeitzyklen z.B. für Prognosen, Nutzerzahl, Cloud oder nicht etc.)
- Welche strategischen Anforderungen (fachlich, technisch, organisatorisch) gibt es, und
- Welche Balance ist das Ziel: z.B.: Flexibilität der Software für Power User zur eigenständigen Anpassung vs. Standardlösungen und Individualprogrammierungen
Bei der Anforderungserfassung sollten alle Einflussnehmer (IT, Fachabteilung, Management, Einkauf etc.) mit einbezogen werden. Dabei werden k.o. Kriterien/Muss Kriterien und Nice-to-have Kriterien definiert. Aus allen Softwareanbietern am Markt, werden nur jene ausgewählt, die jedenfalls die Muss Kriterien erfüllen. Eine sogenannte Longlist von Softwareanbietern wird erstellt. Ein derartiges Muss Kriterium kann beispielsweise eine Branchenspezialisierung, wie z.B. bei smartPM.solutions die Energieversorgerbranche, sein. Im nächsten Schritt erfolgt dann eine Reduktion auf die Shortlist. Es folgt eine Detailevaluierung, z.B. anhand eines Use Cases, den die Anbieter der Shortlist lösen müssen – dieser sogenannte Proof of Concept oder Proof of Value führt dann zur Entscheidung für ein System.
„Oft sind Partnerunternehmen hier besser als große Herstellerunternehmen“
…lautete ein Satz eines Senior-Analysten beim DFC BARC Event 2023. Erfolgsentscheidend ist, dass der Software-Implementierungspartner die gleiche Sprache spricht. Das gilt sowohl für das Know-how, den Kundenfokus als auch die Modellierungsfähigkeiten. Dies beeinfluss auch die spätere Performance des Systems und die Weitergabe von Know-how die Weiterentwicklung der Planungslösung.
Kosten, Zeitrahmen und ROI von Controlling- und Planungssoftware
Die Kosten einer Controlling- und Planungssoftware hängen von der Art und Anzahl der User ab. So werden etwa unterschiedliche Preise für Power User, Planer, Leser und die vorkonfigurierten betriebswirtschaftlichen Inhalte (Module) aufgerufen.
Beim Projekt-Zeitrahmen ist darauf zu achten, dass nicht zu viel auf einmal umgesetzt wird. Es ist ratsam, mehrere kleine Projekte für die Umsetzung zu definieren, z.B. im ersten Schritt die Integrierte Planung, dann das Projekt-Portfolio-Controlling und zuletzt die HR-Planung. Später können andere Abteilungen folgen und das System wächst. Dadurch wird die integrierte Unternehmenssteuerung möglich (xP&A – extended Planning and Analysis). Der Usecase List GC zeigt, die Auswahl und den ROI bei der Implementierung einer neuen Planungslösung in der Praxis. Die Implementierungsdauer einer Controlling- und Planungssoftware liegt im Median bei 4,5 Monaten (lt. Barc The BI Survey 21, n=2050) – bei smartPM.solutions beträgt sie im kürzesten Fall 6 Wochen und durchschnittlich 3 Monate.
