Wir räumen in diesem Beitrag mit dem Gerücht auf, dass nur große Unternehmen eine vollintegrierte Finanzplanung mit moderner Technologie im Unternehmen umsetzen können. Es ist schon richtig, dass man häufiger von großen Unternehmen mit vielen Ressourcen hört, die als Musterbeispiele bei Awards und Preiskrönungen hervorgehoben und mit ihren perfekten Digitalisierungskonzepten durch die Medien gejagt werden. Das bedeutet aber nicht, dass kleinere und mittlere Unternehmen das nicht genau so gut können. Unserer Erfahrung nach können die das sogar besser, weil ihre Unternehmensstrukturen nicht so komplex sind und Entscheidungen schnell und unkompliziert getroffen werden können.
In diesem Beitrag wollen wir uns ansehen, ob die Anforderungen von Unternehmen verschiedener Größen auch unterschiedlich sind, und was sich Finanzabteilungen von der Digitalisierung mit Performance Management und BI Tools erhoffen. Mit ein paar Umsetzungsbeispielen aus der Praxis runden wir den Beitrag ab und zeigen Erfolgsgeschichten von groß und klein.
Beginnen wir mit ein paar Erfolgsbeispielen und wie es dazu kam
- Verkürzte Reportingzeiten – das Reporting dauert statt 8 Tage nur noch einen Tag. Die Berichte sind richtig, ständig abrufbar, übersichtlich und auf Nutzerrollen angepasst.
- Die Planungszkylen wurden von 4 Monaten auf 6 Wochen verkürzt, auch eine kontinuierliche, rollierende Planung ist möglich, Prozessverbesserungen wurden realisiert.
- Es werden 3 FTE freigespielt, die jetzt wertschöpfend und entscheidungsunterstützend eingesetzt werden können.
- Es wurden 450.000 Euro durch effizientes Projektcontrolling eingespart.
Na wie klingt das? Gut? Finden wir auch. Und das Beste daran ist, dass diese Verbesserungen wahre Begebenheiten darstellen, d.h. tatsächlich von unseren Kunden in gemeinsamen Projekten so realisiert werden konnten.
Aber wie schafft man das? Schneller arbeiten oder weniger sauber? Also „Quick and dirty oder gründlich und langsam“. Wir sind der Meinung: Keines von beiden! Lieber gründlich und schnell. Das geht mit der Unterstützung der geeigneten Performance Management und BI Technologie.
Ab welcher Unternehmensgröße eine solche Technologieeinführung Sinn macht.
Diese Frage kann man nicht einfach mit der Mitarbeiter- oder Umsatzzahl beantworten, sondern eher mit dem Bewusstsein im Unternehmen, dass die Finanzabteilung und das Controlling als relevant eingestuft werden. Bei kleineren Unternehmen oder auch Startups fehlt das Bewusstsein für die Wichtigkeit eines Controllings anfangs häufig noch, doch mit dem Wachstum werden auch hier Strukturen und der Bedarf aktiver Steuerung deutlich.
Beispielsweise entschied sich das Startup MAWAVE, die am schnellsten wachsende Online-Marketingagentur in Deutschland, vor kurzem für die Anschaffung einer modernen Controlling-Technologie – anstatt mit Excel weiter zu arbeiten. Die Datenunsicherheit und der Aufwand bei der Analyse veranlassten die Agentur, mit zu dieser Zeit „nur“ 89 Mitarbeitern, zu dieser Entscheidung. Eine speziell geschnürte Startup Lösung in Zusammenarbeit mit smartPM und der Partnertechnologie Unit4 FP&A ermöglichte die erfolgreiche Umsetzung. Dabei erwiesen sich die von smartPM angebotenen betriebswirtschaftlich vorbefüllten Modulinhalte als entscheidend für eine strukturierte, reibungslose und schnelle Einführung u.a. in den Bereichen HR, Kapazitätsplanung, Finanzplanung und Projektplanung.
Werfen wir nun einen Blick auf die Anforderungen von kleinen, mittleren und großen Unternehmen in Bezug auf Reporting, Planung, Analyse, Prognose und Budgetierung – gibt es hier etwa Unterschiede?
Mehr Erfolgsgeschichten finden Sie auf der smartPM Wissensplattform mit vielen Fallstudien, Kundenmeinungen, Videos und Fachbeiträgen.
Wünschen sich Unternehmen verschiedener Größen von der Digitalisierung im Finanzbereich genau das selbe?
In unseren Projekten arbeiten wir mit Kunden aller Größen und Branchen und sehen: Die wichtigsten Erwartungen der Digitalisierung im Finanzbereich sind für alle Unternehmensgrößen gleich:
- Einfachheit: schlanke und strukturierte Prozesse und Systeme, intuitive Nutzung
- Flexibilität: Anpassbarkeit des Systems an volatile Marktverhältnisse und spezifische Unternehmensanforderungen z.B. beim Zeitintervall für rollierende Forecasts, Bandbreiten oder der globalen Ausrichtung oder Erweiterbarkeit des Systems auf ESG/ Sustainability Controlling, gesetzliche Änderungen etc.
- Integration aller Daten, Durchgängigkeit von der Strategie zur operationalen Umsetzung
- Effizienzen heben durch Automatisierung und Standardisierung. Frustrierende, manuelle, repetitive Tätigkeiten sind im Zeitalter der Digitalisierung nicht mehr nötig.
- Governance und oft sinnvoller Einsatz von KI
- Kontinuierliches Monitoring und Optimierung von Maßnahmen, Kennzahlen, Planung
- Agile Organisations- und Kompetenzentwicklung, Prozessoptimierung, Mindset aufbauen
- Einfache Zusammenarbeit durch Integration von Kommunikationstools
- Entscheidungsunterstützung durch moderne Methoden, wie Szenarioanalysen, kontiniuerliche, rollierende Planung, Werttreiberanalyse, Maßnahmennachverfolgung etc.
- Mehrere oder alle Unternehmensabteilungen einbinden – bis hin zu xP&A (extended planning & analysis = vollintegrierte Unternehmensplanung)
Wenn die Anforderungen identisch sind – passt dann jede Technologie?
Die richtige Technologie für die Umsetzung einer modernen, effizienten Planung, Analyse, Prognose und des Reportings ergibt sich häufig aus mehreren Faktoren, darunter:
- die Präferenz der Entscheider im Unternehmen
- der Grad der Anforderungserfüllung der Tools
- das Budget für die Digitalisierung im Controlling und der Anzahl der (Power) User
Welche Technologie, z.B. MS Power BI, Unit4 FP&A, Jedox oder SAP für ein Unternehmen geeignet ist, kann man meist sehr schnell und einfach mittels Prozess- und Anforderungsanalyse herausfinden. Dabei eignen sich bestimmte Technologien aufgrund ihres Aufbaues besser für kleinere bzw. mittlere Unternehmen, andere eher für große.
Während SAP SAC for planning meist von größeren, internationalen Unternehmen präferiert wird, entscheiden sich weltweit und national tätige Mittelständler oft für flexible FP&A Technologien wie Jedox oder Unit4 FP&A. Bei kleineren Unternehmen steht häufig MS Power BI mit der Planungsfunktion ganz oben auf der Toolliste. Ausnahmen bilden hier oft Startups, wie etwa Go-Student oder Mawave, die schnell wachsend sind und daher eine sehr flexible, erweiterbare Software mit Blick in die Zukunft präferieren. Ein anderes Beispiel ist das eigentümergeführte List GC, ein Exklusiv-Ausstatter von Yachten und privaten Appartements. Das mittelständische Unternehmen arbeitete zuvor mit Excel und war die Fehlersuche in den Formeln leid. Man entschied sich sehr schnell für Technologie und Implementierung aus einer Hand. Die Einsparungen für das projektgetriebene Unternehmen lagen nach Umsetzung der neuen Finanz- und Projektplanung bei 450.000 Euro jährlich und nennenswerten Qualitätsgewinnen. Mehr zur List GC Fallstudie oder dem Video hier:
„Mit diesen Veränderungen durch das neue Planungssystem haben wir nicht gerechnet.“ Praxis-Usecase LIST GC, Anbieter von hochqualitativem Interior für Yachten und Appartements. LIST GC zeigt in dem Video die Planung, Prognose und Analyse des neuen Controllingsystems live und gewährt tiefe Einblicke in die Flexibilität, die neuesten Features und die dadurch bewirkten Veränderungen im Mindset des Managements. In der Diskussion wird auch darüber gesprochen, wie schnell sich eine neue Software rentiert und wie der Auswahlprozess erfolgte.
5 wichtige Faktoren, die neben der richtigen Technologie erfolgsentscheidend sind
Die Erfahrung aus hunderten Projekten zeigt, dass durch die Kombination aus geeigneter Technologie und Fachberatung der Know-How-Aufbau bei den Usern am höchsten, die Implementierungszeit am geringsten und die Zufriedenheit mit dem System am größten ist. Dabei spielt auch die Betreuung der User durch Fachkräfte nach dem Implementierungsprojekt eine wesentliche Rolle (Support Service-Levels).
Die 5 Erfolgsfaktoren für die Umsetzung der Digitalisierung im Finanzbereich:
- Definition eindeutiger Anforderungen an eine FP&A und BI Technologie, jetzt und in Zukunft
- Interne Unterstützung sichern – v.a. auch des Managements und der IT, Budget freimachen
- Nutzen klar kommunizieren
- Das Implementierungsteam mit Bedacht auswählen – Fachkompetenz, Projekterfahrung, Verlässlichkeit, Erreichbarkeit, Zufriedenheit anderer Kunden
- Den Schritt nach der Implementierung planen – verlässlichen Fach-Support in der bevorzugten Sprache, Möglichkeit der Systemerweiterung
So erwies sich beispielsweise beim international tätigen Tech-Anbieter ROSEN Group der vom Finanzteam ausgearbeitete 5-Stufen-Plan als sehr nützlich. Mehr dazu hier erfahren >> „Das Implementierungs- und Supportteam ist wichtiger als die Technologie“ lautete das wichtigste Entscheidungskriterium für die xP&A Einführung, „weil die Technologien doch sehr ähnlich sind und sich nur in Details unterscheiden.“, so Daniel Olthaus, Head of Analytics der ROSEN Group.
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