Beschaffungscontrolling Einkaufscontrolling Procurement Performance Management smartPM.solutions

Messen und steigern Sie das Einkaufscontrolling

Welche Vorteile erwarten Sie sich von Beschaffungsanalysen?

Den Überblick über alle Prozesse zu behalten, mit denen Beschaffungsmanager umgehen müssen ist sicherlich herausfordernd. Jahani et al. (2021) zeigen in ihrer aktuellen Studie, dass sich CPOs und Supply Chain Manager bewusst sind, dass professionelle Softwarelösungen für Beschaffungscontrolling die Komplexität reduzieren und zur Optimierung der Einkaufsleistung beitragen. Predictive Analytics bietet Einblicke in Probleme der Geschäftsstrategie und zeigt, wo sofortiges Handeln erforderlich ist. Die befragten CPOs und SCM sehen folgende Hauptvorteile einer Investition in die Beschaffungsanalyse (siehe Abbildung 1):

Abbildung 1: Vorteile einer Investition in Beschaffungsanalyse, Studie mit CPOs und Supply Chain Manager 2021

In diesem Artikel zeigen wir, wie Einkaufsprozesse und -transparenz durch den Einsatz der Beschaffungscontrolling-Lösung von smartPM verbessert werden können. Best-Practice-Workflows, Automatisierung und Procurement Analytics helfen, das Beschaffungsmanagement zu optimieren und Zeitaufwand und Kosten zu reduzieren

Einkaufscontrolling - Welche 7 Schwerpunkte sollten Sie setzen?

Um zu beurteilen, wie gut eine Organisation ihre Beschaffungsaktivitäten durchführt, muss sie die Performance in den folgenden Bereichen messen:

  1. Ausgabenprognose
  2. Ausgabenanalyse (Überwachung direkter und indirekter Ausgaben, Einzelausgaben usw.)
  3. Lieferanten-, Lieferantenlebenszyklus- und Risikomanagement (Evaluierung, (Neu-)Verhandlung, Überwachung etc.) Vertragsmanagement (Verhandlung, Überwachung etc.)
  4. Savings Management (genaue Prognosen, Initiative Tracker)
  5. Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, z.B. S&OP (Umwandlung von Produktionszielen in Rohstoffe über BOM)
  6. Überwachung der wichtigsten Kostentreiber (Preise) und Vorhersage der Preisentwicklung
  7. Erfüllung der strategischen Ziele des Unternehmens durch die Sicherstellung der Beschaffung von notwendigen Waren und Dienstleistungen

In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf die Bereiche 1-4 Ausgabenprognose & -analyse, Vertrags- und Lieferantenmanagement sowie Savings Management. In unserem nächsten Artikel erläutern wir die Zusammenarbeit mit S&OP/anderen Abteilungen, das Monitoring der Preisentwicklung und die Rolle des Einkaufs im integrierten Planungsansatz. Sie können den nächsten Beitrag kaum erwarten und möchten jetzt gleich mehr über den eingebetteten Einkaufscontrolling Workflow inklusive Rollenkonzepten erfahren? Dann machen Sie sich in unserem Einkaufscontrolling Whitepaper schlau >>

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1. Wie man die Lücke zwischen Ausgabenprognosen und GuV-Auswirkungen schließen kann?

Die Ausgabenanalyse  beginnt mit einer sorgfältigen Analyse aller relevanten Datenpunkte. Oft klafft eine Lücke zwischen den Sparpotential-Prognosen und was die Finanzabteilungen an GuV relevanten Ergebnissen sieht. Dies ist nicht nur ein Problem der Glaubwürdigkeit, sondern führt auch zu verpassten Potentialen bei Kostensenkungen.

Für präzise Prognosen nutzt die Einkaufscontrollinglösung von smartPM sowohl statistische als auch KI-basierte Methoden. Die verschiedenen Prognoseergebnisse werden übersichtlich visualisiert und schlagen automatisch die am besten passende Prognose vor (siehe Abbildung 2). Machine Learning (ML) Algorithmen (z.B. Neural Networks) lernen aus der Vergangenheit und verbessern ihre Effizienz im Laufe der Zeit. Dabei ist auch das Einbeziehen von externen (Online-) Quellen möglich, um wichtige Einflussfaktoren in Preisprognosen zu berücksichtigen und zukünftige Marktentwicklungen in Szenarien zu simulieren. Die Verbindung mit externen (gesamtwirtschaftlichen) Daten und Kostentreibern ermöglicht Analysten, Beschaffungsprozesse zum idealen Zeitpunkt einzuleiten und finanzielle Ressourcen zu sparen.

Abbildung 2: Prognosemethode

2. Wie effizient ist Ihre Überwachung & Analyse von direkten und indirekten Ausgaben?

Eine professionelle Einkaufscontrollinglösung unterstützt die Ausgabenanalyse und -prognose mit 100 % zuverlässigen Informationen in einem zentralen System. Beschaffungsteams erhalten nicht nur ein vollständiges Bild der Gesamtausgabenstruktur des Unternehmens, sondern auch Echtzeiteinblicke in direkte und indirekte Ausgaben, bestimmte Ausgabenkategorien und Lieferanten. Mithilfe dieser Erkenntnisse können Initiativen gestartet und überwacht werden, um Strategien zu korrigieren und zusätzliche Einsparungen zu erzielen. Der smartPM Initiative Tracker hilft bei der Überwachung und Umsetzung der geplanten Initiativen. Sie analysieren nicht nur Daten, sondern verwalten Daten und Ausgaben – das Ergebnis sind effizientere Prozesse.
Rollierende Prognosen schätzen das Volumen der Gesamtausgaben des Unternehmens, das die Beschaffungsabteilung verwaltet.

Im smartPM Einkaufscontrolling Dashboard (siehe Abbildung 3) können die Ausgaben über mehrere Dimensionen und Hierarchien hinweg analysiert werden, darunter Ausgaben-Kategorie, Region, Gesellschaft / Geschäftseinheit, Initiativen-Verantwortliche und viele mehr. Das Dashboard ist von allen Browsern und mobilen Endgeräten aus zugänglich und kann ohne technische Systemkenntnisse einfach angepasst werden. Das System verbindet sich dazu mit allen gängigen ERP und Kostenanalyse-Systemen.

Abbildung 3: Einkaufscontrolling Dashboard

Haben Sie ein Auge auf Einzelausgaben?
Meistens konzentriert sich das Management nur auf geplante Ausgaben, große Lieferanten und interne Genehmigungsprozesse, während ad-hoc Einzelbeschaffungen („Maverick-Spend“) bis zu 80 % der Ausgaben in Unternehmen ausmachen können. Mit der smartPM Einkaufscontrolling-Lösung können solche ungeplanten Einzelausgaben leicht identifiziert und eliminiert werden.

3.Welche Lieferanten/Anbieter und Verträge sind gefährdet?

Durch ein professionelles Vertrags- und Lieferantenmanagement können Risiken massiv reduziert werden. Leistungsschwache Lieferanten können ermittelt und neu verhandelt oder ersetzt werden. Die Zusammenarbeit mit vertrauenswürdigen Lieferanten kann intensiviert werden. Risiken lassen sich leicht antizipieren und Risikowarnungen machen auf problematische Prozesse oder Zusammenhänge aufmerksam. Dazu werden alle Schlüsselvariablen wie Produktqualität, Lieferantenzuverlässigkeit und Kundenzufriedenheit kontinuierlich überwacht. Prozesse werden transparent und Berichte für allen relevanten Abteilungen und der Geschäftsführung leicht zugänglich. Dadurch erhalten Sie wertvolle Einblicke, wie die Beschaffungsstrategie Ihres Unternehmens angepasst und optimiert werden kann.

4. Wie kann man zukünftige Einsparungen erhöhen?

Um Einsparungen in einem Unternehmen zu optimieren, benötigen CPOs 100 % zuverlässige Daten, um sich für den idealen Initiativen-Mix zu entscheiden. Der eingebaute Maßnahmen-Tracker priorisiert Projekte nicht nur nach einem transparenten und anpassbaren Scoring-Verfahren, sondern hält Sie auch über den Fortschritt der jeweiligen Aufgaben auf dem Laufenden. Um die Schwierigkeit und Komplexität der Planung von Einsparprojekten in einer Lieferkette zu reduzieren, müssen Prozesse und Verwaltungsabläufe rationalisiert werden. Daher integriert das Einkaufscontrolling-System von smartPM Online-Kommunikations- und Kollaborations-Tools (z. B. MS Planner und Teams), um die interne Zusammenarbeit zu verbessern.

Alle am Beschaffungsprozess beteiligten Abteilungen sind nahtlos verbunden, z.B. Vertrieb, Produktion und Controlling. Prozesse werden agil und Ziele können effizient erreicht werden. Klare Fortschrittsberichte werden automatisch geteilt und alle beteiligten Abteilungen erhöhen zukünftige Einsparungen, indem sie Initiativen fokussieren und die Ergebnisse mithilfe des integrierten Initiativen-Trackers verfolgen (siehe Abbildung 4).

Abbildung 4: Initiativ-Savings-Tracker

In unserem nächsten Beitrag zum Einkaufscontrolling zeigen wir Ihnen, wie Sie:

  1. die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen verbessern, z.B. S&OP (Umwandlung von Produktionszielen in Rohstoffe über BOM)
  2. Hauptkostentreiber (Preise)/Preisentwicklung analysieren & überwachen
  3. Managementinformationen und Entscheidungsgrundlagen, durch die vollständige Integration von Beschaffung und S&OP in die Gesamtleistung und -strategie des Unternehmens, optimieren

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