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Die 6 häufigsten Fehler warum xP&A oder integrierte Planung nicht klappt

Extended Planning & Analysis hatten wir in unserem letzten Blogpost genauer erklärt. Heute zeigen wir die häufigsten Fehler auf dem Weg zu vollständig integrierter Unternehmensplanung auf:

Fehler Nr 1: „Wir möchten derzeit NUR EIN Tool für einen ganz bestimmten Zweck, z.B. Projektcontrolling einführen.“

Dieser Aussage hören wir des Öfteren, und der Ansatz ist von der Überlegung her nicht verkehrt. Die schrittweise Annäherung an die vollintegrierte Unternehmensplanung ist sicherlich ratsam. Doch auch hier bedarf es einer durchdachten Strategie und einer Zieldefinition. Viele spezialisierte Tools sind nicht erweiterbar und stellen schlussendlich einen Flickenteppich im Unternehmen dar, der mehr Ärger und Arbeit verursacht als er abnimmt. Leider merken viele erst viel zu spät, dass die Erweiterbarkeit ein wesentliches Kriterium ist. Daher Tipp Nr. 1: Schon bei der Anschaffung der ersten Lösung sollte eine (Controlling-) Software gewählt werden, die flexibel erweiterbar ist. Jedes Modul muss dabei solitär verwendbar sein, die Flexibilität der Anpassbarkeit an Unternehmensspezifika aufweisen und das Ausrollen der Lösung auf weitere Bereiche des Unternehmens möglich machen. Genau dann verfolgt man das xP&A Konzept – also erweiterte Planung und Analyse mit 100% reliabler, tagesaktueller Information über alle Abteilungen.

Auch wenn Sie eine Spezial-Lösung für Unternehmensbereiche suchen, die Sie nicht primär mit Controlling in Verbindung bringen – wie S&OP, Projekte, Vertrieb, Marketing, HR – nehmen Sie Generalistenlösungen vor dem Hintergrund der Argumente oben mit in die Auswahl.

Fehler Nr 2: „Meine selbst gebaute Excel Lösung funktioniert gut und ich möchte mich nicht an eine neue Software gewöhnen.“

Wir haben schon viele sehr anspruchsvolle und ausgeklügelte Excel-Lösungen in Unternehmen gesehen, und tatsächlich kann man viele Analysen durchaus in Tabellenkalkulationsprogrammen abbilden. Wo liegt also der Nachteil?

Der liegt sicherlich in der Vertrauenswürdigkeit der Daten, da durch Hin- und Hersenden von Dateien, Korrekturen, Datenimporten etc. unglaublich viele Versionen und Tabellenblätter entstehen. Man kann sich also nie richtig auf die Ergebnisse der Analysen und Planungsversuche verlassen. Genau hier liegt auch oft der Angriffspunkt des Managements. Zudem dauert die Datenvor- und aufbereitung so lange, dass ad-hoc Analysen oder tagesaktuelle Fragen des Managements häufig nicht zeitgerecht abgedeckt werden können. Mit Controllingsoftware liegt die Zeitersparnis durch Automatisierung von Routine-Tätigkeiten bei ca. 60%. Die gewonnene Zeit kann für wertschöpfende Arbeit, z.B. tiefergehende Analysen und die Konzentration auf die Entscheidungsvorbereitung, verwendet werden.
Unseren Kunden geht es nicht vorrangig darum, Mitarbeiter durch technologische Unterstützung freizusetzen, sondern von repetitiven, zeitraubenden Tätigkeiten zu entlasten und ihre Kernkompetenzen zu nutzen. Dies spart wiederum externe Berater und Analysten sowie Change Manager.

Fehler Nr. 3: „Ich als S&OP Manager oder Projektcontroller muss nicht mit Daten der Personalabteilung oder dem Sales Team verbunden sein.“

In kleineren Unternehmen wachen der Geschäftsführer oder das Management-Team über die strategischen Unternehmensziele. In mittelgroßen und großen Unternehmen gibt es bereits die Tendenz zu Abteilungsdenken, und dadurch ergeben sich häufig Zielkonflikte. Während das Sales Team viel verkaufen möchte bzw. muss, plagt sich die Beschaffungsabteilung ggf. mit Lieferproblemen und die Produktion kann aufgrund von Kapazitätsengpässen und fehlender Teile nicht optimal produzieren. Viel sinnvoller wäre es doch, wenn alle an einem Strang ziehen würden, was eine integrierte Steuerungslösung erleichtert.

Wer einmal das Big Picture sieht, der will nie wieder etwas anderes. Workflows führen von strategischen Unternehmenszielen zur Operationalisierung und zeigen Abhängigkeiten auf. Zielkonflikte werden analysiert und durch Initiativen aufgehoben. Das Schnittstellenmanagement sowie die Kommunikation und Kollaboration werden durch nahtlos integrierte Tools (z.B: MS Teams oder Planner) optimiert.

 

Sehen wir uns BEISPIELhaft die Abhängigkeiten zwischen Abteilungen ausgehend von der Ressource menschliche Arbeitskraft an:

  • Anhand von (u.a. KI-gestützten) präzisen Prognosen wird die zukünftige Nachfrage unter Berücksichtigung zahlreicher interner und externer Einflussfaktoren berechnet. Reichen die Kapazitäten der Produktion für die Bedienung der erwarteten Nachfrage aus, oder liegt gar ein Kapazitätsüberschuss vor und mit welchen Kosten ist dies verbunden? Mit Hilfe einer professionellen Controllinglösung lassen sich genau solche Fragen des Managements mühelos und tagesaktuell beantworten.
  • Die Personalabteilung muss sich um die benötigte Kapazität (Personalsuche) und Qualifikation (upskilling, reskilling, Fluktuation) des Teams kümmern.
  • Im Rahmen des Projekt- (portfolio-) Controllings müssen Ressourcen, die in mehreren Projekten benötigt werden, sinnvoll nach strategischen Vorgaben und Richtlinien verteilt werden. Liegen Engpässe vor, müssen Projekte priorisiert bzw. verschoben werden. Auch der Bau von neuen Anlagen oder Gebäuden kann entsprechend überwacht werden (z.B. mit Baukostencontrolling)
  • Szenarioanalysen und was-wäre-wenn Simulationen helfen bei der Evaluierung von Maßnahmen auf das Unternehmensergebnis. Welche Initiativen sollen gesetzt werden? Hier können Vorschlagsysteme helfen, die richtigen Anreize zu setzen und beispielsweise die Produktion vorziehen oder mit Urlauben der Mitarbeiter Kapazitätsüberschüsse abbauen.
  • Rabattaktionen bei zu geringem Absatz zeigen häufig auch Wirkung, was wiederum das Marketing und die Salesabteilung mit ins Boot holt. Apropos Sales Abteilung – hier könnte man noch überprüfen, ob die zu geringe Kapazitätsauslastung in der Produktion durch zu hohe Salesprognosen zustande gekommen ist und welche Sales Mitarbeiter wie gut performt haben.

Diese Aufzählung der Zusammenhänge ließe sich noch unendlich fortführen…

Fehler Nr. 4: „Das Budget ist wichtiger als der Forecast.“

Nachwievor dauert die Budgeterstellung den meisten Unternehmen zu lange und bindet zu viele interne Ressourcen. Auch wenn sich die durchschnittliche Dauer des Budgetierungsprozesses von 5-6 Monaten auf ca. 3 Monate verringert hat, benötigen durchschnittliche (rollierende) Forecasts mit 2 Wochen im Mittel viel weniger Zeit und Ressourcen. Der Forecast Prozess kann unter Verwendung moderner Technologien derart agil gestaltet werden, dass das Management monatlich verlässliche Prognosen erhält, ohne mehrere Abteilungen zu „lähmen“.

Besonders in disruptiven Zeiten sind schnelle, vorausschauende und agile Entscheidungen wesentlich für den Unternehmenserfolg. Die digitale Transformation bringt hier durch die Vernetzung aller Daten im Unternehmen Planung, Analyse, Simulation und Forecasting auf ein Niveau, das Entscheidungsfindungsprozesse auf die nächsthöhere Stufe stellt. Alle Abteilungen im Unternehmen interagieren und sichern die Umsetzung der Unternehmensstrategie. Trotzdem bleibt Flexibilität für kurzfristige Änderungen und Anpassungen an Marktentwicklungen.

Supply & Demand Balancing
Szenarioplanung
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Fehler Nr. 5: „Bevor wir die Digitalisierung und ERP-Aktualisierung im Unternehmen vollständig abgeschlossen haben, können wir keine Controllingsoftware einführen.“

Eindeutig nein. In zahlreichen Projekten haben wir parallel zur ERP-Einführung gearbeitet und ein ausgereiftes System für das Controlling und Management bereitgestellt. Wartet man auf den perfekten Moment, kann es länger dauern – gerade in Krisenzeiten trennt sich die Spreu vom Weizen.

Wir hatten beides, Krisengewinner und -verlierer, die gerade in der Krise ein Controllingtool einführten – und beiden hat es genutzt. Während die Gewinner S&OP und Projektoptimierungsthemen hatten, wurde bei den Unternehmen mit Umsatzeinbußen eingehende Analysen und Restrukturierungsmaßnahmen unterstützt, die ihr Überleben sicherten. Szenarienanalysen, die es erlauben Auswirkungen auf GuV, Bilanz und Cashflow festzustellen,erleichtern die Entscheidung in schweren Zeiten. smartPM bietet hier nicht nur die fachlich hervorragende Implementierung der Controllingtechnologie, sondern auch betriebswirtschaftliche Beratung und viel Erfahrung aus anderen Projekten.

Fehler Nr. 6: „Machine Learning ist nur ein Trend – unsere Prognosen funktionieren jetzt auch gut.“

Ja, das mag wohl für viele Unternehmen stimmen und aus Methoden der KI soll auch kein Hype gemacht werden. Sofern sie im Controlling Tool integriert sind und kein Mehraufwand für den Anwender entsteht, können ML-Algorithmen aber durchaus hilfreich sein und zu äußerst präzisen Prognosen führen – or allem bei sehr vielen Daten und vielen Einflussfaktoren auf die zu prognostizierende Variable. Die Integration klassischer und neuer statistischer Anwendungen sollte jedenfalls Bestandteil der Software sein und als integrativer Teil verwendbar. Statistisches Grundwissen ist hier sicherlich nicht schlecht, aber nicht zwingend erforderlich.

Da wir von smartPM.solutions mit mehreren Herstellern von Controllingsoftwaretechnologien arbeiten und auf Jedox, Unit4 Prevero/FP&A und Microsoft zertifiziert und in der höchsten Partnerstufe sind, beherrschen wir die Möglichkeiten der KI-Integration gut. Unsere eigene Application Design und Data-Science Abteilung kümmert sich ständig um optimale Anwenderfreundlichkeit. Unsere Erfahrung zeigt, dass schon bei der Datenqualität ML-Algorithmen einen hohen Beitrag zur Verbesserung liefern. Auch die Qualität der Forecasts kann unter sinnvollem Einsatz von KI stark verbessert werden. Vorschlagsysteme helfen durch die Evaluierung der Fehlerwerte bei der Wahl der richtigen Prognosemethode.

Wer sich ernsthaft mit dem Thema befasst und von der Erfahrung aus vielen Projekten profitieren möchte, dem legen wir ein kostenloses und unverbindliches Expertengespräch ans Herz.

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